Smlouva přes email. Jde to?

Papír s nápisem smlouva. Tohle všichni známe a víme, že podepsat tenhle papír není jen tak. Že to něco znamená, a že tím podpisem jsme se k něčemu zavázali. No jo, ale jak to je v situaci, kdy si stejný text jen bez toho hmatatelného papíru odsouhlasíme přes email? Anebo přes chat či sociální síť? A co když tam to slovo smlouva vůbec není? Co když si to napíšeme jen v pár větách?

Spousta otázek, které napadají každého zvídavého podnikatele. Otázek, na které by chtěli od nás právníků jednoznačnou odpověď. Jenže, jak už to tak s námi právníky bývá, jednoduché "ano, jde to" nebo "ne, nejde to" ode mě ani tentokrát nečekejte. Vždy záleží totiž na více faktorech. Navíc, jelikož je technologie pořád o krok, či spíše více kroků před právem, tak ve všem zatím z pohledu práva úplně jasno nemáme.

Jak můžu uzavřít smlouvu?

Než skočíme rovnýma nohama do moderních technologií, začněme s tím, jak se vůbec dá uzavřít smlouva. Existují totiž tři základní možnosti:

1. Ústně. Prostě si s někým řeknete, že vy mu něco dáte a na oplátku od něj něco dostanete. Shodnete se na všem podstatném a je to, máte smlouvu.

2. Písemně. To, co dáváte a co dostáváte, si sepíšete na papír a ten si podepíšete.

3. Konkludentně. Jednáním, chováním. Smlouva se dá uzavřít i bez slov a papíru, prostě se chováte tak, že je z toho jasné, že jste uzavřeli smlouvu.

Naprostá většina smluv se dá uzavřít všemi těmito způsoby. Žádný z nich není více či méně závazný, všechny jsou závazné stejně. Jen ten písemný má tu výhodu, že se mnohem snáze prokazuje, že jste se s druhou stranou dohodli a na čem jste se dohodli. Tak co, už tušíte, jak to bude s těmi smlouvami přes email?

Někdy to jde jen písemně

Pro většinu smluv opravdu papír nepotřebujete. Jenže právo má rádo výjimky. A proto u některých smluv na písemné formě trvá. Když písemné nebudou, tak budou většinou neplatné (zase to většinou, já vím :).

Mezi takové smlouvy patří např. smlouva o převodu nemovitosti, smlouva o výhradní licenci anebo smlouva o obchodním zastoupení. Písemné musí být třeba i uznání dluhu. Nejběžnější podnikatelské smlouvy jako je smlouva kupní anebo smlouva o dílo však písemné být nemusí.

Jak se pozná, že je smlouva písemná?

Odpověď na tuto otázku by přeci měla být úplně jasná. Překvapivě, není. V případě klasické papírové formy musí papír obsahovat záznam písmem a podpis. Totéž platí i u té formy elektronické. Zatímco o záznamu písmem není ani u elektronické formy pochyb, s tím podpisem už je to složitější.

Zákon zná více druhů podpisů. Ten nejjednodušší je tzv. prostý. Ten může vypadat např. tak, že "prostě" naťukáte na klávesnici své jméno. Někteří právníci si myslí, že i tento podpis by měl stačit pro to, aby písemná forma byla tzv. zachována. Jenže si to zatím nemyslí soudy. Ty trvají na tom, aby smlouvy (anebo jiná právní jednání), která musí být ze zákona písemná, obsahovaly i tzv. uznávaný, zaručený nebo kvalifikovaný elektronický podpis. Za podepsanou se považuje i zpráva poslaná datovou schránkou. Tento "vyšší" druh elektronického podpisu samozřejmě musí připojit všechny strany smlouvy. Pokud tedy druhá strana takovým podpisem nedisponuje, nezbyde vám v případě nutnosti písemné formy nic jiného než návrat k papíru.

Znovu ale zdůrazňuji, že se to týká jen těch smluv, které musí být písemné. Ty jsou však v menšině.

Jak je to s tím emailem?

Smlouvy, které nemusí být písemné, můžete uzavřít jakýmkoliv způsobem. Takže i prostřednictvím emailu. Stejně tak můžete využít jakoukoli jinou komunikační platformu - sms, chat na sociální síti nebo chatovací aplikaci. Když pak dojde na spor, tak všechny tyto zdroje mohou posloužit jako důkaz. A to i u soudu.

Ne vždy dojde k uzavření smlouvy přímo prostřednictvím elektronické komunikace. Často se její detaily ladí přes různé kanály - potkáte se, telefonujete, mailujete, něco si pošlete přes WhatsApp a něco přes LinkedIn. Email, ve kterém pak vše shrnete, sice není samotnou smlouvou, ale může posloužit jako důkaz o tom, na čem jste s druhou stranou dohodli.

Jaká má smlouva přes email rizika?

Už víme, že většinu smluv přes email uzavřít lze. Stejně tak to jde i přes jiné komunikační platformy. Pro zjednodušení budu dále psát jen o emailu, ale klidně si tam můžete dosadit sms či chat. Je úplně jedno, jestli to uděláte tak, že do mailu vložíte text klasické smlouvy anebo podstatu smlouvy shrnete do pár vět. Slovo smlouva přitom vůbec nemusíte použít. Důležité je, co plyne z obsahu.

Jako každé lidské jednání i uzavírání smluv přes email s sebou nese rizika. Rychlost a jednoduchost tohoto způsobu je však vyvažuje. Podíváme se na ty nejčastější z nich.

Pozor, kdo je na druhé straně

Obecně se za největší úskalí považuje identifikace druhé strany. Tedy prokazování, že jste opravdu komunikovali s danou osobou. Pokud je to dlouhodobý obchodní partner, dá se toto riziko eliminovat tím, že si sepíšete klasicky na papír anebo zaznamenáte jiným ověřitelným způsobem všechny komunikační kanály, které chcete používat. U nových klientů, kteří k vám přijdou přes online, to může být složité. Dá se to řešit např. tím, že si necháte poslat na účet zálohu a u té je už dnes ve výpisech z účtu vesměs viditelné i jméno odesílatele.

Pište jasně a srozumitelně

Nicméně z mé praxe identifikace druhé strany tím největším problémem u neformálně uzavíraných smluv přes email není. Největší zádrhel bývá ve srozumitelnosti a jednoznačnosti komunikace. Hodně často totiž strany neformulují své vzájemné závazky dostatečně určitě a na mnohé důležité věci zapomenou. Když pak dojde na spor, tak se nehádají o to, jestli a kdo daný email či zprávu poslal, ale co ten email či zpráva znamenají.

Pokud tedy uzavíráte smlouvy přes email, anebo obsah nějaké dohody do emailu jen shrnujete, myslete na to, že je třeba jej napsat tak, aby v něm bylo vše důležité. Aby tomu emailu porozuměl i někdo třetí, kdo o vztahu a dohodě vás a vašeho obchodního partnera vůbec nic neví. Aby nebylo možné dohadovat se o tom, co ten text vlastně znamená. Mnohdy to není vůbec jednoduché, ale trocha času stráveného na přesné formulaci vaší dohody, vám v budoucnu může nejen čas ale i peníze ušetřit.

Opravdu to četli?

Víte, komu píšete, je jasné, co jste napsali, ale Váš email se po cestě někde zatoulal. Anebo to alespoň bude druhá strana tvrdit. Pokud nemáte potvrzeno, že se to nestalo, budete opak prokazovat jen těžko. Žádejte proto vždy potvrzení, ať je to takové to "odkliknutí", že odesílatel email četl, anebo "potvrzeno, souhlasím" v dalším emailu. Jako potvrzení může sloužit i navazující komunikace.

Trvejte na písemném potvrzení, i když vám obchodní partner vše potvrdí osobně či telefonicky - to totiž v případě sporu neprokážete. Může se samozřejmě stát, že v případě sporu uspějete i bez něj, ale s ním je to podstatně jednodušší.

Co si ohlídat při uzavírání smluv emailem?

Smlouvy přes email uzavírat lze. Jsou stejně závazné jako ty, které si sepíšeme na papír. Ohlídat bychom se měli čtyři základní věci:

1. Jestli daná smlouva nemusí být písemná. Pak email bez uznávaného, zaručeného nebo kvalifikovaného elektronického podpisu nestačí.

2. Kdo je na druhé straně. Měli bychom být schopni prokázat, s kým jsme komunikovali.

3. Přesně a srozumitelně formulovat, na čem jsme se dohodli. Ať je to jasné i někomu třetímu, kdo o naší dohodě nic jiného neví.

4. Žádat potvrzení o přijetí emailu od druhé strany.

Email už dnes sice nepatří mezi nejmodernější formy komunikace, přesto se při uzavírání mnoha obchodů stále používá. I když se objevují nové platformy, které by elektronické uzavírání smluv mohly do budoucna zjednodušit, myslím, že ještě pár let nás smlouvy přes email budou provázet. Takže k nim přistupujme (s)právně.

Ivana Lehkoživová

advokátka, která vám ulehčí podnikání